Noty korygujące wystawiane są w razie konieczności wprowadzenia poprawek do błędów popełnionych podczas wystawiania faktur. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, faktury wystawione i zaksięgowane nie mogą być w żaden sposób zmieniane, a ich treść i zawartość można poprawiać wyłącznie za pomocą faktur korygujących (jeśli błędy dotyczą towarów, kwot i wyliczeń podatków) lub not korygujących, jeśli do poprawienia pozostają wyłącznie błędy mniejszej wagi (np. błąd literowy w nazwisku nabywcy). Kto jednak może wystawić notę korygującą i kiedy będzie ona konieczna?
Czym jest nota korygująca?
Nota korygująca to dokument wystawiany do faktury otrzymanej dokumentującej dokonanie zakupu. Nie podlega księgowaniu, bo w przeciwieństwie do faktury korygującej nie zmienia w żaden sposób wartości i zawartości samej faktury. Noty korygujące stosuje się do naprawiania nieprawidłowości w zakresie błędów mniejszej wagi, np. danych nabywcy (adresu, numeru NIP, daty sprzedaży czy błędnego oznaczenia towaru lub usługi). Formę not korygujących reguluje Ustawa o podatku od towarów i usług, według której każda nota korygująca powinna zostać odpowiednio oznaczona (zapisem „nota korygująca”) oraz zawierać kolejny numer noty, datę wystawienia, dane wystawcy noty oraz wystawcy faktury (wraz z numerami NIP), dane zawarte w poprawianej fakturze, wskazanie treści wymagających korekty oraz ich korektę.
Obowiązek wystawiania noty korygującej w razie zauważenia nieprawidłowości należy do nabywcy towaru, nie jego sprzedawcy (który wystawia fakturę oraz faktury korygujące).
Nota korygująca może zostać wystawiona do faktury VAT lub bez VAT, a wystawiającą ją firma (nabywca) może skorzystać z gotowych formularzy not korygujących dostępnych w programach do fakturowania, skorzystać z usług księgowej lub przygotować notę korygującą samodzielnie, pamiętając o zawarciu w niej wszystkich informacji wymaganych ustawą.
W jakich sytuacjach konieczne jest wystawienie noty korygującej?
Notę korygującą należy wystawić, jeśli na otrzymanej fakturze pojawiają się błędy dotyczące elementów opisowych faktury. W praktyce dokument taki pozwala na naniesienie poprawek w obrębie:
- danych adresowych nabywcy bądź sprzedawcy,
- podanych błędnie numerów NIP,
- błędów w dacie sprzedaży, odbioru lub terminu płatności oraz opisów nabytych towarów bądź usług.
Nota korygująca nie może zmieniać żadnych danych i wartości wpływających na prawo przedsiębiorcy do odliczenia podatku VAT.
Nota korygująca nie może wprowadzać do faktury żadnych poprawek, które zmieniałyby w jakikolwiek sposób wartość merytoryczną faktury. Oznacza to, że na nocie korygującej nie można umieścić poprawek dotyczących jednostki miary i ilości dostarczonych towarów lub wykonanych usług, upustów lub obniżek dodanych po wystawieniu faktury, błędów rachunkowych (popełnionych np. przy wyliczaniu VAT, wpisywaniu wartości towaru czy wysokości upustu) ani też zwrotów towarów. Dla wszystkich powyższych konieczne jest wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę i jej prawidłowe zaksięgowanie.
Kto może wystawiać noty korygujące?
W przeciwieństwie do faktur korygujących, które wystawiane są przez sprzedawcę, poprawę danych na fakturze z pomocą noty korygującej może wykonać jedynie nabywca towaru. Nie ma przy tym ograniczeń czasowych i terminów, po których wykonanie takiej korekty nie byłoby możliwe.
Nota korygująca powinna być sporządzona w dwóch egzemplarzach i przesłana do sprzedawcy (wystawiającego fakturę, której nota dotyczy) w celu dopełnienia formalności o wprowadzonej korekcie.
Obydwie kopie powinny zostać podpisane przez wystawiającego fakturę sprzedawcę, a następnie jeden egzemplarz jest odsyłany do nabywcy jako potwierdzenie akceptacji noty korygującej.
Mając na uwadze powyższe, ustawa o podatku od towarów i usług nie określa konkretnie w jaki sposób nota korygująca powinna zostać zaakceptowana. W związku z powyższym współcześnie nie wysyła się jej najczęściej tradycyjną pocztą, a do wystawienia można wykorzystać oprogramowanie do faktur online takie jak Melpe i przesyłać do sprzedawcy drogą e-mail. Akceptacja może nastąpić taką samą drogą – nie ma formalnego obowiązku, by sama nota korygująca została przez sprzedawcę podpisana i odesłana do nabywcy towaru.