Zarówno rozbudowane organizacje jak i inne mniejsze działalności gospodarcze obecnie kontakt z klientem budują poprzez mailing, newslettery wykorzystując głównej mierze działalności internetową. Nawet codziennie wykonywane telefony służbowe wykorzystywane jako narzędzie marketingowe mają do czynienia z gromadzeniem danych osobowych podlegających stawowej ochronie. Każdy przedsiębiorca dysponujący danymi osobowymi jest zobowiązany jest do odpowiedzialnego postępowania, jednak niekiedy niezbędne jest podjęcie dodatkowych kroków w celu maksymalnej ochrony danych osobowych w firmie. RODO jest unijnym rozporządzeniem, które określa ochronę danych osobowych. Rozporządzenie to weszło w życie w roku 2018, a jego głównym celem jest zagwarantowanie swobodnego przepływu danych osobowych między państwami Unii Europejskiej oraz wdrożenie zasad, dzięki którym przetwarzanie danych osobowych zostanie ujednolicone na terenie całej wspólnoty europejskiej. Dla przedsiębiorców istotny jest fakt, że za niedopełnienie niektórych przepisów grożą bardzo wysokie kary pieniężne sięgające nawet 20 milionów euro lub 4% całkowitego obrotu. W związku z tym każda firma powinna zainteresować się wdrożeniem zasad zawartych w rozporządzeniu do swojej działalności. W tym celu warto zdecydować się na skorzystanie z usług firmy outsourcingowych, które zagwarantują, że każdy aspekt zawarty w unijnym rozporządzeniu zostanie wdrożony i będzie spełniał określone wymagania.
Bezpieczeństwo danych osobowych w w przedsiębiorstwie
Aby uniknąć konieczności pokrywania kar warto zdecydować się na uzyskanie certyfikacji wraz z oznaczeniami, znakami jakości ochrony danych osobowych, które w zupełnym stopniu zagwarantują bezpieczeństwo w firmie. Warto wiedzieć że prawidłowe wdrożenie RODO można osiągnąć poprzez wdrożenie oraz certyfikację systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji zgodnego z międzynarodową normą ISO 27001. Jest to norma międzynarodowa systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji, funkcjonuje od roku 2015 na podstawie brytyjskiego standardu bez 7799-2 określonego przez BSI. Wszystkie przedsiębiorstwa, które wdrożyły ISO 27001 posiadają już mocne podstawy aby osiągnąć zgodność z RODO minimalizując ryzyko naruszenia wymagań prawnych. Rozporządzenie RODO wymaga między innymi stosowania szyfrowania danych osobowych, zapewnienie zasady poufności, integralności, dostępności i odporności systemów przetwarzania i usług, zapewnienie możliwości przywrócenia dostępności do danych osobowych w przypadku wystąpienia incydentu fizycznego bądź technicznego. Ponadto rozporządzenie zawiera wymagania odnośnie wdrożenia procesu regularnego testowania oraz oceny skuteczności środków technicznych i organizacyjnych, które mają wpływ na bezpieczeństwo przetwarzania, a także regularne identyfikowanie i ocenianie ryzyka od przypadkowego zniszczenia lub ujawnienia dostępu do danych osobowych.
Dlaczego ochrona danych osobowych jest tak ważna?
Dane osobowe są wszystkimi informacjami na temat danej osoby fizycznej, które umożliwiają jej skuteczną identyfikację. Przetwarzanie danych osobowych to wszelkie operacje na danych osobowych, które zawierają między innymi ich zbieranie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie czy udostępnianie. Ochrona danych osobowych dotyczy ochrony wszelkich danych, które odnoszą się do osób fizycznych oraz podmiotów którymi dysponują. Ochrona ta jest niezwykle ważna zwłaszcza w przedsiębiorstwach, które dysponują dużymi basami posiadającymi informacji na temat danych osób czy jednostek. Niekiedy trudno jest zagwarantować maksymalne bezpieczeństwo dlatego wówczas konieczne jest podjęcie działań, które umożliwiają zmniejszenie ryzyka pojawienia się związanych z tego typu komplikacjami. Unia Europejska wdrażając RODO pragnie zadbać o zarówno konsumentów jak i przedsiębiorców dlatego konieczna jest dostosowania się do stawianych zasad. Obecnie większość przedsiębiorstw decyduje się na skorzystanie z wdrożenia ISO 27001, który spełnia również wymagania RODO. W tym celu przedsiębiorstwa korzystają z usług firm outsourcingowych, które gwarantują prawidłowe przeprowadzenie całej procedury oraz umożliwiają uzyskanie certyfikatu. Branżami, w których bezpieczeństwo danych osobowych jest wyjątkowo narażone na negatywne wpływy zewnętrzne jest branża IT. Ze względu na częste wykorzystanie internetu jako pośrednika do nawiązywaniu relacji z między stronami, a także wykorzystywanie zbioru bazy zawierających dane na temat konkretnych jednostek fizycznych, wiąże się to ze zwiększonym ryzykiem niebezpieczeństwa. W związku z tym wszelkie przedsiębiorstwa świadczące usługi IT powinny w pierwszej kolejności zainteresować się wdrożeniem ISO 27001, które będzie również spełniało wymagania RODO. Firma outsourcingowa kompleksowo zajmie się dostosowaniem odpowiednich procedur, dzięki którym możliwe będzie zagwarantowanie maksymalnej ochrony niezależnie od stopnia rozbudowania przedsiębiorstwa.